HartAI Team
Deze case study is gebaseerd op een anoniem klanttraject. Naam en branchedetails zijn geanonimiseerd op verzoek van de klant.
Elke vrijdagochtend hetzelfde ritueel: koffie, laptop open, en drie uur lang door facturen, planningsverzoeken en e-mails werken. Voor de directeur van TechInstall BV — een installatiebedrijf met 12 medewerkers in Rotterdam — was dit de werkelijkheid van zijn ondernemersleven.
Niet omdat hij er slecht in was. Maar omdat niemand anders het deed, en omdat de systemen die hij gebruikte volledig handmatige input vereisten.
"Ik had eigenlijk een parttime kantoorkracht nodig, maar kon me dat niet veroorloven. En een fulltime medewerker kon ik niet vullen," vertelde hij ons in het eerste gesprek.
Negentig dagen later was die vrijdagochtend vrij. Hier is wat er veranderde.
De situatie voor automatisering
TechInstall BV doet installaties voor woningcorporaties en commercieel vastgoed — denk aan CV-installaties, elektra en sanitair. Fijn bedrijf, stabiele klantenkring, maar qua administratie volledig afhankelijk van de directeur zelf.
| Taak | Tijd per week | Hoe |
|---|---|---|
| Inkomende facturen verwerken | 4 uur | Handmatig in boekhoudpakket |
| Monteurs inplannen | 3 uur | Whiteboard + telefoontjes |
| Klantcommunicatie | 2 uur | Losse e-mails, geen template |
| Offertes opvolgen | 1 uur | Notities in agenda |
| Totaal | 10 uur |
10 uur per week is 40 uur per maand. Bij een directeurstijd van €75 per uur is dat €3.000 per maand aan tijd die besteed wordt aan taken die in principe niet zijn expertise vereisen.
Maar het ging verder dan alleen de tijd. De directeur miste klantgesprekken omdat hij in zijn e-mail zat. Hij kon niet groeien naar 15 medewerkers omdat de administratie al bij 12 man te veel tijd kostte.
De aanpak: 3 workflows
Na een intake van 45 minuten stelden we een plan op voor drie specifieke automatiseringsworkflows. Geen grote transformatie, geen maandenlange implementatie. Drie gerichte ingrepen op de drie grootste tijdseters.
Workflow 1
Factuurverwerking — van PDF naar boekhoudpakket zonder handmatige invoer
Workflow 2
Monteurplanning — automatische toewijzing op basis van locatie, beschikbaarheid en specialisatie
Workflow 3
Klantcommunicatie — automatische bevestigingen, herinneringen en status-updates
Elk van deze workflows werd in een aparte sprint van 2–3 weken gebouwd en getest voordat we naar de volgende gingen. Geen big bang implementatie, maar gecontroleerde uitrol per proces.
Workflow 1: Factuurverwerking
Het probleem was simpel: leveranciers stuurden facturen als PDF naar een e-mailbox. De directeur moest elk document openen, de gegevens uitlezen en handmatig in het boekhoudpakket invoeren. Bij gemiddeld 25 facturen per week — elk 8-10 minuten werk — zat je al op 3-4 uur.
De oplossing: een geautomatiseerde pipeline die e-mailattachments monitort, PDF-facturen verwerkt met document-AI, de gegevens valideert en direct in het boekhoudpakket (Exact Online) boekt.
| Stap | Vroeger | Nu |
|---|---|---|
| Factuur ontvangen | E-mail handmatig checken | Automatisch gedetecteerd |
| Gegevens uitlezen | Handmatig lezen | Document-AI in 2 sec. |
| Boeken | Handmatige invoer | Automatisch naar Exact |
| Controle | Altijd handmatig | Alleen uitzonderingen (5%) |
| Tijd per factuur | 8–10 min | 0 min (of 2 min bij uitzondering) |
Het systeem herkent inmiddels 95% van alle facturen zonder menselijke tussenkomst. De resterende 5% — nieuwe leveranciers of ongewone formaten — worden gemarkeerd voor handmatige review. Dat is de enige tijd die de directeur nog in factuurverwerking steekt.
Tijdsbesparing: van 4 uur naar 15 minuten per week.
Workflow 2: Monteurplanning
Planning was het meest complexe deel. Vier monteurs, wisselende kluslocaties, verschillende specialisaties (gas, elektra, sanitair) en klanten die graag dezelfde monteur terugzien. De directeur hield dit allemaal bij op een whiteboard en in zijn hoofd.
We bouwden een planningsysteem dat:
- Nieuwe opdrachten automatisch indeelt op basis van locatie en reistijd
- Rekening houdt met specialisatie en beschikbaarheid van elke monteur
- Klanten automatisch bevestigingen stuurt met naam van de monteur en tijdvenster
- Planningswijzigingen (ziek, vertraging) automatisch communiceert naar klanten
De eerste week was wennen. Het systeem maakte twee keer een suboptimale keuze die de directeur handmatig corrigeerde. Die correcties werden als feedback gebruikt om het systeem te verfijnen.
Vanaf week drie liep de planning volledig automatisch.
Tijdsbesparing: van 3 uur naar 20 minuten per week.
Workflow 3: Klantcommunicatie
De derde workflow was qua techniek het eenvoudigst, maar qua impact het meest merkbaar voor de klanten zelf. Voorheen stuurde de directeur handmatig bevestigingen, herinneringen en follow-ups. Vaak vergat hij het, of deed hij het te laat.
Nu loopt er een geautomatiseerde communicatieflow:
Automatische communicatiemomenten
Direct na boeking: bevestiging met datum, tijdvenster en naam monteur
Dag voor afspraak: herinnering met contactgegevens monteur
Op dag zelf: monteur onderweg notificatie (optioneel per klant)
Na afronding: automatische tevredenheidsvraag en factuur
Openstaande offertes: automatische follow-up na 5 werkdagen
Onverwacht bijproduct: het aantal no-shows daalde van gemiddeld 2 per maand naar 0. Klanten waren beter voorbereid, en de monteurs hoefden minder te wachten.
Tijdsbesparing: van 2 uur naar 0 minuten per week.
Resultaten na 90 dagen
Na drie maanden maakten we de balans op. De directeur vulde een gedetailleerde tijdsregistratie in over zijn werkweek — iets wat hij voor het traject ook had gedaan als nulmeting.
| Taak | Voor | Na 90 dagen | Besparing |
|---|---|---|---|
| Factuurverwerking | 4 uur/week | 15 min/week | 3 uur 45 min |
| Monteurplanning | 3 uur/week | 20 min/week | 2 uur 40 min |
| Klantcommunicatie | 2 uur/week | 0 min/week | 2 uur |
| Offerteopvolging | 1 uur/week | 5 min/week | 55 min |
| Totaal | 10 uur/week | 40 min/week | 9 uur 20 min |
Maar de getallen vertellen niet het hele verhaal. De directeur gebruikte de vrijgekomen tijd om twee nieuwe woningcorporaties te benaderen — iets wat hij eerder nooit tijd voor had. Eén daarvan is inmiddels klant geworden.
"Ik had altijd het gevoel dat ik te druk was om te groeien," zei hij in het evaluatiegesprek. "Nu heb ik ruimte om vooruit te kijken in plaats van alleen maar bij te houden."
9 uur × €75 per uur × 48 werkweken
Waarde van teruggewonnen directeurstijd per jaar — plus de omzet van de nieuwe klant die hij nooit had kunnen binnenhalen
Samenvatting
De kern op een rij
TechInstall BV bespaarde 9 uur per week door drie gerichte AI-workflows te implementeren in 90 dagen
Factuurverwerking daalde van 4 uur naar 15 minuten per week dankzij document-AI die PDF's automatisch verwerkt
Monteurplanning werd volledig geautomatiseerd: toewijzing op basis van locatie, specialisatie en beschikbaarheid
Klantcommunicatie loopt nu volledig automatisch — van boekingsbevestiging tot tevredenheidsvraag
De directeur gebruikte de vrijgekomen tijd voor acquisitie en won een nieuwe klant die de investering al terugverdiende
